Manager son équipe sur un événement

Par définition, un événement est un point éphémère dans le temps. Cette pression du temps qui défile et d’une "deadline" absolument inamovible fait de l’organisation d’événement un univers particulier au même titre peut-être que la réalisation d’un film ou que la restauration. Cette course contre la montre nécessite une coordination des équipes sans faille et un état d’esprit irréprochable. Voici quelques conseils pour manager au mieux votre staff sur un événement.

Une préparation optimale en amont :

Pour ne pas être submergé de questions le jour de l’événement et perdre du temps sur des détails, il convient de penser, prévoir et préparer le maximum de choses en amont.

Cela vous permettra de gérer l’essentiel le jour J. Il y aura toujours des imprévus, mais autant en limiter le nombre.

Il faut aussi que chacun connaisse exactement ses tâches, le planning/les horaires à respecter et aux ordres de quelle personne il doit répondre.

Pour cela, la rédaction et la distribution de feuilles de route/conduites lisibles, claires et bien mises à jour sont primordiales. Des points oraux doivent s’y ajouter afin de répondre à d’éventuelles questions et lever des zones d’ombres.

Garder son sang-froid :

Comme la Covid-19, le stress et la mauvaise humeur sont contagieux au travail. Vous ne pouvez pas vous permettre de les transmettre à votre équipe.

Une bonne préparation en amont est la moitié du chemin. Le reste est une question de personnalité et de travail sur soi.

Si vous ne pouvez pas vous empêcher sous la pression, de perdre patience et de parler mal aux gens, ce métier n’est peut-être pas fait pour vous…

Ne pas demander à quelqu’un de faire quelque chose qu’on ne ferait pas soi-même :

Ce point sera plus long que les autres car il nous semble indispensable.

Pendant la seconde guerre mondiale, l’armée allemande s’est battue vigoureusement et ceci quasiment jusqu’à la fin, même au moment où la situation était désespérée (siège de Berlin) ! Une des raisons avancées est le leadership des commandants allemands.

Explication : sur l’ensemble de la guerre 34% des soldats allemands et 27% de leurs commandants sont décédés ce qui n’est pas un écart élevé. Un commandant allemand avait 150% plus de chance de mourir au combat qu’un commandant d’une autre armée engagé dans le conflit.

Les commandants allemands demandaient donc quelque chose à leur soldat qu’ils étaient eux-mêmes prêts à faire et obtenaient ainsi l’adhésion de leurs subordonnées pour MOURIR ! (source et explication à 12:24).

C’est un exemple extrême mais qui démontre la force du propos.

Personnellement j’ai travaillé sur un festival de musique en Seine-Saint-Denis. Nous étions à la 4ème semaine de travail non-stop, la fatigue se faisait sentir. Lors d’une réunion, notre directeur nous a demandé s’il y avait des volontaires pour aller tracter des flyers dans un ensemble d’églises évangélistes le dimanche matin suivant pour un concert de Gospel que nous avions du mal à remplir. J’ai accepté cette tâche plutôt ingrate à condition que quelqu’un m’accompagne. Personne d’autre n’était partant. Mon directeur est donc venu le faire avec moi. Au vu de la quantité de travail qu’il avait et des responsabilités qui lui incombait, ce n’était clairement pas à lui de venir.

Cependant, à partir de là, il m’était impossible de : 1) ne pas le respecter 2) ne pas bien faire mon travail.

Donc mettez la main à la pâte quand c’est nécessaire et prouvez que vous êtes digne de confiance.

Un dernier conseil dans la même veine est d’être le premier arrivé sur une implantation et le dernier à en partir.

Dire merci et féliciter régulièrement collectivement et individuellement son équipe :

Ça peut paraître évident mais beaucoup de gens ne le font jamais en entreprise. Par contre, ces mêmes personnes n’auront aucun mal à critiquer une personne quand quelque chose ne va pas.

Un merci c’est très simple et ça ne coûte rien ! Il motivera votre équipe à continuer le bon boulot et elle sera plus apte à accepter une critique légitime.

Le merci se doit d’être sincère puisqu’il n’y a rien de pire qu’une personne lèche botte et faussement positive.

Un bon catering = carburant pour humain

Le ventre plein, votre équipe sera plus efficace et énergique ! Pensez à fournir des repas de qualité et en quantité (bonjour les techniciens), du café toujours chaud à disposition et de quoi grignoter pendant la journée.  Des petites attentions apportées au poste de travail de chacun tout au long de l’implantation, vous gagneront le cœur de votre équipe.

Être à l’écoute :

Votre équipe vous fera remonter des problèmes. Soyez à l’écoute pour les régler.

Communiquez à chacun qu’en cas de fatigue ou besoin d’aide, il faut venir vous voir et que ça ne pose aucun problèmes. Des accidents peuvent avoir lieu quand une personne n’ose pas dire qu’elle est en difficulté parce que le reste de l’équipe semble bien tenir la cadence. Il vaut mieux prévenir que guérir !

Faire le bilan :

Vous allez certainement retravailler ensemble. Il est donc important d’avoir un retour sur ce qui s’est bien passé et ce qu’il faut améliorer pour le prochain événement.

C’est frustrant de refaire des erreurs évitables et chronophages d’une implantation à l’autre et ça peut affecter l’envie de continuer à collaborer ensemble.

Et vous, quels sont vos conseils de pour manager son équipe sur un événement ?