“Je peux m’en sortir seul" est une phrase que l’on se répète pour beaucoup de choses, du bricolage au yoga en passant par l’organisation d’événements. Cependant pour éviter de terminer avec un dégât des eaux ou un blocage de dos, l’assistance de professionnels est souvent nécessaire ! A quoi sert une agence événementielle ?
Tout d’abord l’agence événementielle est là pour vous faire gagner du temps. Si vous êtes directeur·rice de communication/des achats/des ressources humaines ou autre, organiser un événement pour votre entreprise n’est pas la seule tâche qui vous incombe et vous êtes certainement déjà bien débordé. L’agence événementielle vous soulagera d’un travail chronophage à souhait. Réflexion sur l’événement, recherche de prestataires, demande de devis, envoi d’invitations, budget etc etc, déléguez-lui tout et faites avec elle des points réguliers.
Ensuite l’agence est là pour écouter vos besoins et vous faire des propositions créatives mais réalistes. En effet, le budget est LA boussole de chaque projet. L’expertise de l’agence lui permet de savoir en un clin d’œil (ou presque) ce qui est faisable ou non, et quels sont les meilleurs prestataires à même d’amener le bateau à bon port.
La troisième fonction bénéfique de l’agence est de vous décharger du stress et de la pression. En effet, elle sera en charge de gérer l’événement dans les moindres détails. Elle fera respecter les temps de discours aux divers intervenants (« dieu soit loué, c’était interminable ! »), ou pensera à poser une Badoit fine bulle ni trop froide ni trop tiède sur la table du président du groupe. Vous n’aurez pas non plus à vous soucier des problèmes techniques qui peuvent rapidement faire tourner votre lancement produit en un film catastrophe Hollywoodien. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre fonction de représentation plutôt que de courir en sueur dans tous les sens.
Dernière chose à noter qui peut paraître contre intuitif : faire appel à une agence événementielle ne vous coûtera pas plus cher. Quand l’on met bout à bout le temps dévolu à la mission (le temps c’est de l’argent), l’expertise, les tarifs prestataires/partenaires et la fiabilité, le rapport « qualité/prix » d’une agence est très correct !
A vous désormais de peser les pour et les contre du « Do It Yourself » et de l’agence la prochaine fois qu’un événement se profile !